การจัดรูปแบบย่อหน้าใน Microsoft Word
เป็นกระบวนการที่ช่วยให้เอกสารมีความเรียบร้อยและเป็นระเบียบ โดยสามารถทำได้ผ่านฟังก์ชันและเครื่องมือต่าง ๆ ดังนี้:
- การจัดตำแหน่งข้อความ (Text Alignment)
- Align Left: จัดข้อความชิดซ้าย
- Align Right: จัดข้อความชิดขวา
- Center: จัดข้อความกึ่งกลาง
- Justify: จัดข้อความให้เต็มแนวซ้ายและขวา
- Thai Distributed: จัดข้อความให้ชิดซ้ายและขวา โดยการจัดช่องไฟให้เท่ากัน (เฉพาะภาษาไทย)
- การตั้งระยะห่างระหว่างย่อหน้าและบรรทัด
- คลิกขวาที่ย่อหน้าที่ต้องการตั้งค่า หรือใช้แท็บหน้าแรก (Home) และเลือกกลุ่มคำสั่งย่อหน้า (Paragraph) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Paragraph Settings.
- ในกล่องโต้ตอบ “Paragraph” สามารถตั้งค่าระยะห่างได้ดังนี้:
- Before: ระยะห่างก่อนย่อหน้า
- After: ระยะห่างหลังย่อหน้า
- Line Spacing: ระยะห่างระหว่างบรรทัด (เช่น Single, 1.5 lines, Double)
- ส่วนประกอบต่าง ๆ ของกล่องโต้ตอบ “Paragraph”
- General: การจัดแนว (Alignment) และระดับโครงร่าง (Outline level)
- Indentation: การตั้งค่าเยื้อง (Left, Right, Special – First Line, Hanging)
- Spacing: การตั้งค่าระยะห่าง (Before, After, Line Spacing)
- Preview: ตัวอย่างการแสดงผลการตั้งค่า
- การตั้งค่าย่อหน้า (Paragraph Indentation)
- การกดปุ่มแท็บ (Tab): ใช้ปุ่มแท็บเพื่อเพิ่มการเยื้องบรรทัดแรกของย่อหน้า
- การใช้ไม้บรรทัด (Ruler): เลื่อนปุ่มเฉพาะบรรทัดแรกของย่อหน้า และตั้งค่าเยื้องด้านซ้ายตามต้องการ
- การกำหนดระยะวรรคตอนและแท็บ (Tab)
- การตั้งแท็บโดยใช้ไม้บรรทัด (Ruler):
- คลิกที่ไม้บรรทัดเพื่อกำหนดตำแหน่งแท็บ
- เลือกรูปแบบการจัดตำแหน่งแท็บ (Left, Right, Center, Decimal, Bar)
- ใช้ปุ่มแท็บเพื่อเลื่อนไปที่ตำแหน่งที่ตั้งแท็บไว้
- การตั้งแท็บโดยใช้กล่องโต้ตอบแท็บ (Tabs):
- คลิกขวาและเลือก “Paragraph” หรือใช้แท็บ “Home” และคลิกที่ปุ่ม “Paragraph Settings”
- เลือกปุ่มแท็บในกล่องโต้ตอบ “Paragraph” และกรอกตำแหน่งแท็บ
- เลือกรูปแบบการจัดตำแหน่ง (Left, Right, Center, Decimal, Bar) และเลือกเส้นนำหน้าแท็บ (Leader) สำหรับการทำสารบัญ
- การยกเลิกแท็บ (Clear Tab)
- ยกเลิกแท็บบางตำแหน่ง: ดับเบิ้ลคลิกที่ตำแหน่งแท็บที่ต้องการยกเลิก และคลิกที่ปุ่ม Clear
- ยกเลิกแท็บทั้งหมด: ดับเบิ้ลคลิกที่ตำแหน่งแท็บ และคลิกที่ปุ่ม Clear All
- ลบแท็บโดยการลาก: คลิกลากสัญลักษณ์แท็บบนไม้บรรทัดออกจากบริเวณไม้บรรทัด
การใช้งานอื่น ๆ ใน Microsoft Word
- การทำสารบัญอัตโนมัติ:
- ใช้ฟังก์ชัน Heading และ References เพื่อสร้างสารบัญอัตโนมัติ โดยตั้งค่า Heading 1 สำหรับหัวข้อหลัก และ Heading 2, 3 สำหรับหัวข้อรอง
- เปิดหน้าสารบัญที่เมนู References > Table of Contents และสามารถอัปเดตสารบัญได้ง่าย ๆ
- การใส่ลายน้ำ (Watermark):
- ไปที่ Design > Watermark เลือกรูปแบบลายน้ำที่ต้องการและปรับแต่งขนาดหรือฟอนต์
- การใส่เลขหน้าแบบกำหนดเอง:
- ใช้ Insert > Page Break และ Insert > Page Number เพื่อตั้งค่าเริ่มต้นเลขหน้า
- การสร้างบรรณานุกรม:
- ใช้ References > Insert Citation > Add New Source เพื่อเพิ่มข้อมูลหนังสือและสร้างบรรณานุกรมตามรูปแบบที่ต้องการ
- การฝังฟอนต์ลงไฟล์:
- ไปที่ Preferences > Save และติ๊กเลือกช่อง Embed fonts in this file เพื่อป้องกันฟอนต์เปลี่ยนเมื่อเปิดไฟล์ในเครื่องอื่น
การใช้ฟังก์ชันเหล่านี้จะช่วยให้การจัดการเอกสารใน Microsoft Word มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบมากขึ้น.
- การตัดคำในหนังสือราชการให้สวยงาม ควรใช้ Shift + Enter
การขึ้นหน้าใหม่ ให้ใช้ Ctrl + Enter - การบีบหรือขยายระยะห่างระหว่างตัวอักษรทำได้โดย
- คลุมข้อความที่ต้องการ แล้วกด Ctrl+D ไปที่ขั้นสูง เลือกหัวข้อ บีบ หรือขยายตามต้องการ
