Google Drive เป็นบริการจัดการเอกสารและพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Google ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึง แก้ไข และแชร์เอกสารได้จากทุกที่ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ต่างๆ เช่น Chrome, Firefox, Safari, และ Internet Explorer โดยฟีเจอร์หลักและวิธีการใช้งานมีดังนี้:
ฟีเจอร์หลัก
- เก็บและแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย
- Google Drive ช่วยให้เก็บไฟล์ในที่เดียว และสามารถแชร์ให้กับบุคคลที่ได้รับอนุญาต
- รองรับหลายประเภทไฟล์ เช่น Documents, Spreadsheets, Presentations, Drawings, Forms เป็นต้น
- Google Drive สำหรับองค์กร
- พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด: สำหรับแพ็คเกจ Google Workspace Business และ Enterprise มีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด (แพ็คเกจ Basic มีพื้นที่ 30 GB)
- การจัดการจากส่วนกลาง: การป้องกันข้อมูลรั่วไหลและการจัดการตามข้อกำหนดขององค์กร
- Shared Drive: ไดรฟ์ส่วนกลางขององค์กรสำหรับการจัดเก็บไฟล์ของทีมและการจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึง
วิธีการใช้งาน Google Drive อย่างมีประสิทธิภาพ
- อัปโหลดไฟล์หรือโฟลเดอร์
- คลิกปุ่ม “New” เพื่ออัปโหลดไฟล์หรือโฟลเดอร์ หรือใช้การลากและวางไฟล์ลงในไดรฟ์
- ไฟล์ที่อัปโหลดจะซิงค์กับทุกอุปกรณ์ของคุณแบบอัตโนมัติ
2. สร้าง Shared Drive สำหรับทีม
ใช้ฟีเจอร์ Shared Drive เพื่อให้ทีมสามารถเข้าถึง แก้ไข อัปโหลด และแชร์ไฟล์ร่วมกันได้อย่างสะดวก โดยสามารถเพิ่มบัญชี Gmail ของเพื่อที่ต้องการให้ร่วมปรับปรุงแก้ไขงาน โดยสามารถทำได้พร้อมกันหลายคนโดยวิธีดังรูป
3. สื่อสารและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
- สามารถดูการอัปโหลดและแก้ไขเอกสาร เช่น Docs, Sheets, Slides ในเวลาจริง
- ใช้คอมเมนต์และแท็กเพื่อสื่อสารกับสมาชิกในทีม โดยการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังอีเมล
4. รองรับไฟล์ Microsoft Office
- สามารถอัปโหลดและแชร์ไฟล์ Microsoft Office โดยไม่ต้องแปลงไฟล์
- สนับสนุนการแก้ไขร่วมกันในรูปแบบเดิมของเอกสาร
5. ดูประวัติการแก้ไขและกู้คืนไฟล์
- สามารถย้อนดูประวัติการแก้ไขเอกสารและดูว่าใครแก้ไขอะไร
- กู้คืนไฟล์ที่ถูกลบจาก Trash ของ Google Drive
การใช้ Google Drive จะช่วยให้การจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกันมีความสะดวกและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ทั้งในระดับบุคคลและองค์กร
